Als Digitaal Transformatie bureau sta je bekend als dynamische organisatie die anderen helpt in het omarmen van “het digitale werken”. Snel meebewegen naar links of rechts en op afstand nog wat “dingetjes” aanpassen, je kent het wel.

En dat klopt ook. Zoals bij de meeste organisaties was een digitaal werkoverleg of even snel overleggen via digitale brainstorm-platformen of het werken op afstand ons niet vreemd.

Maar toch. Als dan van de één op de andere dag fysiek samenwerken niet meer mogelijk is, moet je maar afwachten hoe groot de impact hiervan is op jouw dagelijkse operatie.

Dag #1

Nadat onze Minister President op de avond van 12 maart belangrijke nieuwe maatregelen aankondigde, ging het snel. De eerste stap was het vormen van een kleine stuurgroep op de ochtend van vrijdag 13 maart. De vragen die als eerste op de muur van de vergaderkamer verschenen waren “Werkt iedereen vanuit huis?”,  “Wat betekent dit voor de projecten?” en  “Welke gear hebben onze mensen nodig?

Op de eerste vraag kwam snel een antwoord: We nemen geen enkel risico. Vanaf 16 maart werkt iedereen 100% vanuit huis. 

Deze beslissing gaf direct ruimte voor de praktische invulling. De eerste vervolgstap was het inlichten van de Product Owners (Projectmanagers) van de verschillende projecten. Zij kregen de taak om z.s.m. de impact van thuiswerken op hun projecten in te schatten en bij de Scrum Teams op te vragen welke gear zij nodig hadden om effectief vanuit huis te kunnen werken. Aan het begin van de avond kwam hierop de terugkoppeling.

Dag #2

De zaterdag bleek een praktische dag die voornamelijk bestond uit twee onderdelen. In de eerste plaats werd een schema opgezet. Omdat niet iedereen zijn werkspullen elke dag mee naar huis meenam moest er een ophaalrooster komen dat de drukte in het kantoor zou beperken. 

Op maandag zou een ieder dan zijn spullen op kunnen komen halen om zijn werkplek thuis in te richten. Voor sommigen gold hierbij dat zij extra attributen nodig hadden. Denk bijvoorbeeld aan laptopstandaarden, toetsenborden of kabels & monitoren. Direct bestellen en thuisbezorgen werd de verkozen oplossing die direct werd uitgevoerd.

Dag #3

Bepalen dat iedereen zijn spullen gefaseerd kan komen ophalen was belangrijk, maar niet iedereen bleek hiertoe in staat. Een PC-kast of bureaustoel meenemen naar huis zijn over het algemeen geen zaken waar je rekening mee houdt bij de aanschaf van een mooie fietstas of auto. Collega’s onderling hielpen elkaar uit de brand en bezorgden de spullen thuis bij hen die niet in staat waren ze zelf op te halen of te vervoeren. Aan het einde van de dag had vrijwel iedereen alles in huis, klaar voor het thuiswerken.

Klaar voor de start: Af!

En zo geschiedde. De maandag van 16 maart  was voor sommigen nog wat onwennig. De bekende videocall-etiquette moesten bij sommigen nog even indalen, (Tip: Mute de microfoon als je niet praat!) om over het op tijd vinden van de juiste video-conversatie nog maar te zwijgen.

Gelukkig, bleek dit van korte duur. Na een week (of twee) had iedereen zijn draai gevonden en bleek het digitaal uitvoeren van Daily Standups, vergaderingen, retrospectives of zelf sollicitaties niet alleen een fluitje van een cent, maar ook nog voordelen te bieden! Want zeg nou zelf; Zo’n joggingbroek net buiten beeld zit toch hartstikke lekker?

4 maanden thuis: En nu?

Stel je de savanne in Afrika voor met verschillende dieren die gezamenlijk uit een waterpoel staan te drinken. Plotseling duikt er een krokodil op vanuit het diepe gedeelte van het water, alle dieren schrikken en stuiven weg!

Blijven ze weg? Nee, na een paar minuten zie je de eerste dieren al langzaam terugkeren naar het water, om opnieuw te gaan drinken.

Het is leuk om te zien, dat ook op het Milvum kantoor deze situatie zich voordoet. Natuurlijk schrokken al onze mensen en was een ieders reactie “Ik werk vanaf nu thuis!”. Maar nu, na een aantal maanden waarin de dreiging verminderd is, en de schrik (terecht of onterecht) gerelativeerd is, komen de eerste mensen graag weer terug naar kantoor. Met z’n allen? Nee, dat kan voorlopig nog niet. De looproutes en hand sanitizer blijven voorlopig nog hun plek houden op kantoor. Maar: voor hen die echt graag willen kan het wel. Zij keren inmiddels als eersten weer terug naar een leven dat het meest op het oude leven lijkt, maar dan binnen het “nieuwe normaal”.

Marco van Dijk
27 juli 2020

Marco van Dijk

About Marco van Dijk

Marco van Dijk studeerde af aan de Universiteit van Amsterdam (Entrepreneurship & Innovation) en vervult bij Milvum de rol van Digital Transformation Consultant en Sales Manager. Zo helpt hij organisaties digitaal transformeren. “Innoveren door te doen!”